Une organisation en mouvement (épisode 2)

Une organisation en mouvement (épisode 2)

Fin décembre, la Direction s'est interrogée sur la pertinence de notre organisation en support à la réalisation de nos formations, dressant le constat d'instabilités de différentes natures dans certains services. Considérant que la maturité des départements croît avec la mise en oeuvre de leur réglement intérieur, d'une part, et que la Direction des Etudes (DE) a joué un rôle de coordination vital dans la maîtrise des contenus et des moyens, d'autre part, la Direction a estimé que le moment était venu pour faire évoluer notre organisation en appui à la DE. En optimisant l'emploi de nos ressources, en centrant nos activités sur le noyau dur de nos missions, nous étudions les pistes pour dépasser ces instabilités.

A cet effet, un groupe de travail, composé des chefs des services FCA, DOSI et SEM et animé par Anne Davaud, DGS adjointe, a été mis en place. Ce groupe de travail a imaginé les premiers contours d'une nouvelle organisation qui sera prochainement présentée au CTP et au CHSCT.

Placé sous la responsabilité fonctionnelle de la Direction des Etudes, un nouveau « Service Transversal » (appellation en cours d'étude), encadré par un chef de service (BIATSS catégorie A), serait composé de 2 instances :

  • un guichet unique (=front office), composé d'opérateurs polyvalents, offrant à l'usager un interlocuteur unique et un traitement de l'information au premier degré ;
  • un « back office », composé de référents répartis en 5 pôles* :

- Gestion des stagiaires en formation continue et apprentissage
- Gestion des formations spécifiques
- Gestion financière des formations et des pratiques pédagogiques
- Gestion des inscriptions administratives
- Gestion des stages en formation initiale.

Dans le but d'assurer cohésion d'équipe et qualité du service rendu, les agents affectés à ce service devront faire preuve de polyvalence et seraient recrutés en fonction de leurs compétences, de leur capacité à évoluer et de leurs motivations.

Toujours sous la responsabilité fonctionnelle de la Direction des Etudes, un Service Scolarités Pédagogiques, encadré par un chef de service (BIATSS catégorie A), serait composé des scolarités pédagogiques des départements ALL, DEG, SHS, STS à Albi, des départements ALL, DEG, STAPS et STS à Rodez, et du département ISIS à Castres.

Un groupe de chargés de mission (EC et BIATOSS catégorie A), experts rattachés directement à la DE, jouerait le rôle de prescripteurs travaillant des dimensions stratégiques, et faisant le lien entre DE et Chefs de service. Leur seraient confiées des missions de veille, d'expertise qualité, d'interlocuteurs ressources à l'interface des relations CUFR/partenaires extérieurs (UT/DFVE, associations,...), ainsi que des missions de chef de projet sur des sujets innovants.

Un Conseil stratégique, composé du DGS et de la DE, des chargés de mission et des EC responsables des départements (ou de leurs représentants désignés), constituerait l'instance opérationnelle en charge de l'amélioration continue du fonctionnement de la nouvelle organisation ; cette instance, animée par le DGS, ferait le diagnostic des points à améliorer et émettrait des préconisations alimentant la feuille de route des services concernés. Elle serait invitée à se réunir au minimum une fois par semestre.

Le groupe de travail est actuellement en phase de finalisation du projet (localisation géographique, relations avec les sites...). Celui ci fera l'objet d'une large communication avant mise en oeuvre.

L'objectif est de préparer la prochaine rentrée universitaire dans cette nouvelle configuration.

Anne DAVAUD
Hervé PINGAUD

*Le service des Relations Internationales sera également intégré dans ce dispositif dans un second lieu.