Service Commun de la Documentation
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Accueil
Le Service Commun de la Documentation a pour mission de gérer et de diffuser l'ensemble de la documentation du Centre Universitaire Jean-François Champollion
Missions & Statuts
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Missions et statuts du SCD
Vu le décret n° 85-694 du 4 juillet 1985 réglementant les Services de la Documentation des Etablissements d'Enseignement Supérieur, modifié par le décret n° 91-320 du 27 mars 1991,
Vu l'arrêté du 4 juillet 1985 précisant les modalités de fonctionnement des Conseils des Services Communs de la Documentation des Universités,
Vu le décret n° 2002-522 du 16 avril 2002 relatif au Centre Universitaire de Formation et de Recherche du Nord-Est de Midi-Pyrénées Jean-François Champollion,
Vu la délibération du Conseil d'Administration du Centre Universitaire de Formation et de Recherche Jean-François Champollion, en date du 4 décembre 2002,
il est décidé ce qui suit :
ARTICLE 1 – CREATION ET MISSION DU SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION
Il est créé au sein du Centre Universitaire de Formation et de Recherche Jean-François Champollion un Service Commun de la Documentation ayant notamment pour fonction :
de définir et de mettre en oeuvre la politique documentaire de l'établissement, de coordonner les moyens correspondants et d'évaluer les services offerts aux usagers,
d'acquérir, de gérer et de communiquer les documents de toute sorte appartenant à l'établissement ou qui sont à sa disposition
de participer à la formation des utilisateurs à la recherche sur ces documents, à la production de l'information scientifique et technique, à sa diffusion ainsi qu'aux activités d'animation culturelle scientifique et technique de l'établissement
de favoriser par l'action documentaire et l'adaptation des services, toute initiative dans le domaine de la formation initiale et continue et de la recherche
de coopérer avec les autres établissements ou organismes qui concourent aux mêmes objectifs quels que soient leurs statuts, notamment par la participation à des catalogues collectifs.
ARTICLE 2 – ORGANISATION – MOYENS
Le Service Commun de la Documentation est placé sous l'autorité du Directeur du Centre Universitaire Jean-François Champollion.
Il est dirigé par un Conservateur des Bibliothèques.
Il est soumis au contrôle de l'Inspection Générale des Bibliothèques
La compétence du Service Commun de la Documentation s'exerce sur l'ensemble des bibliothèques sur les quatre sites, au moyen d'un Conseil de la Documentation
Les moyens du Service se composent de ressources humaines et de ressources budgétaires de fonctionnement et d'investissement.
Le Ministre chargé de l'Enseignement Supérieur nomme le Directeur du Service Commun de la Documentation, après avis du Directeur du Centre Universitaire Jean-François Champollion.
Le Directeur du Service Commun de la Documentation, placé sous l'autorité du Directeur du Centre Universitaire, est chargé d'organiser les services des personnels, d'établir le projet de budget du Service, de préparer et mettre en oeuvre la politique documentaire de l'établissement.
Il participe à titre consultatif aux différents conseils de l'établissement auxquels il donne son avis sur toutes questions concernant la documentation.
ARTICLE 3 – LE CONSEIL DE LA DOCUMENTATION
Le Conseil de la Documentation présidé par le Directeur du Centre Universitaire Jean-François Champollion ou son représentant, se compose de :
5 représentants enseignants-chercherus ou enseignants désignés par le Conseil d'Administration parmi les membres des deux Conseils,
5 représentntas élus du personnel du Service Commun de la Documentation,
2 représentants des usagers désignés par le Conseil d'Administration parmi les membres des deux Conseils de l'établissement,
2 personnalités extérieures désignées par le Directeur de l'établissement sur proposition des autres membres du Conseil de la Documentation en raison de l'intérêt qu'elles portent aux activités documentaires,
le président du Conseil Scientifique et Pédagogique
Participent avec voix consultative :
le Secrétaire Général,
l'Agent Comptable,
le Conservateur.
La durée du mandat des membres élus ou désignés est de quatre ans, sauf pour les représentants des étudiants, dont le mandat est de 2 ans.
Le Conseil de la Documentation se réunit en tant que de besoin et au moins une fois par an, à l'initiative du Directeur ou sur la demande d'au moins 1/3 de ses membres.
Le quorum est fixé à la moitié des membres.
L'ordre du jour est préparé par le Conservateur.
Les décisions sont acquises à la majorité simple des suffrages exprimés.
Un membre empêché peut donner procuration à un autre membre du Conseil.
Nul ne peut être porteur de plus de deux mandats.
La représentation par une personne extérieure du Conseil n'est pas admise.
Le Conseil de la Documentation définit les grandes orientations de la politique documentaire de l'établissement et est chargé de sa mise en oeuvre et de son suivi.
Il examine le projet du budget du Service Commun de la Documentation et le propose à l'approbation du Conseil d'Administration.
Les avis du Conseil de la Documentation sont transmis au Conseil d'Administration.
Le Conseil de la Documentation peut constituter des commissions scientifiques consultatives de la documentation, chargées de préparer et d'évaluer les politiques d'acquisitions par discipline dans le cadre de la politique documentaire préalablement établie.
ARTICLE 4 – MODIFICATION
Les présents statuts ne peuvent être modifiés que par le Conseil d'Administration.
Politique Documentaire
- Le SCD Champollion fait partie du réseau des 37 Bibliothèques de Toulouse et Midi-Pyrénées qui alimentent un catalogue commun, ARCHIPEL.
- Riche de 42540 volumes (BU Albi) et 8124 à Rodez, le SCD met à disposition 360 titres de périodiques imprimés vivants, une vingtaines de ressources électroniques en réseau (dont certaines sont interrogeables à distance via l'Environnement Numérique de Travail)
- Pour connaître les besoins documentaires des étudiants, un réseau de correspondants disciplinaires a été mis en place entre les départements et les bibliothèques du service.
- Le SCD appuie sa politique sur des indicateurs représentatifs des besoins et des usages afin de dresser un plan de développement des collections :
- les taux d'emprunts dans chaque discipline (cf. Taux de rotation par tranches de cotes 2009)
- Les critères d'attribution des budgets par disciplines : correspond au nombre d'étudiants inscrits dans la filière, multiplié par le prix moyen d'un ouvrage dans la filière. Cet indicateur donne un budget de base pour l'année, pondéré par d'autres indicateurs.
- Le service recherche au travers de ses partenariats une logique ville pour les usagers : le SCD travaille en étroite collaboration avec la Médiathèque Pierre Amalric et les Archives Départementales du Tarn. Il a signé diverses conventions avec les établissements documentaires de la région, dans un souci d'échange et d'ouverture. Il participe également à la réflexion menée au niveau de la Région sur la conservation partagée des périodiques (convention signée en 2009).
Rapport d'activités
Rapport d'activité 2009 : Quelques chiffres clés (rapport intégral en fichier attaché)
Fréquentation de la bibliothèque Universitaire Champollion
| Mois | Entrées | Etudiants utilisant les salles de travail à l'étage (3 salles) |
Utilisation des deux salles de travail de l'étage par les enseignants (comptabilisé en ½ journées |
| Janvier | 8490 | ||
| Février | 8841 | ||
| Mars | 16512 | ||
| Avril | 10483 | ||
| Mai | 8341 | ||
| Juin | 3702 | ||
| Juillet | 1315 | ||
| Septembre | 6071 | 60 | DARUP |
| Octobre | 12621 | 436 | DARUP |
| Novembre | 13617 | 637 | DARUP |
| Décembre | 12620 | 505 | DARUP |
| Totaux | 102613 |
Statistiques des emprunts
| Mois | Prêts | Retours | Total |
| Septembre | 1491 | 898 | 2389 |
| Octobre | 3406 | 2806 | 6212 |
| Novembre | 2779 | 3036 | 5815 |
| Décembre | 2392 | 2244 | 4636 |
| Janvier | 1917 | 2298 | 4215 |
| Février | 2064 | 1919 | 3983 |
| Mars | 3130 | 3094 | 6224 |
| Avril | 2175 | 2370 | 4545 |
| Mai | 1481 | 2143 | 3624 |
| Juin | 593 | 849 | 1442 |
| Juillet | 437 | 241 | 678 |
| Totaux | 21865 | 21898 | 43763 |
Fichiers attachés
Conseil de la Documentation
-
Taux de rotation des collections (nombre prêts/nombre exemplaires prêtables) :
- à Albi : 61,34%
- A Rodez : 63,15%
- Quid des documents du CIRES ?
Tous les ouvrages du CIRES ont été catalogués et sont maintenant dans les collections de la BU (la plupart en géographie). Les mémoires de maîtrise et les quelques mémoires de master GSE ont été antivolés et mis en libre accès pendant 1 an, période pendant laquelle le SCD devait vérifier la fréquence des emprunts et à l'issue de laquelle une décision de traitement devrait être prise. Les demandes de prêt concernent majoritairement les mémoires de master, très demandés. Les autres documents n'intéressent pas nos étudiants. Le conseil a pris la décision suivante :- Catalogage des mémoires de master (pas de prêt, car pas d'autorisation des auteurs)
- pillonage des autres documents
- Sujets d'examen
Ces documents sont envoyés à la BU par les scolarités, sauf celle des sciences (décision du Département : les enseignants diffusent les sujets eux-mêmes). Le SCD propose de mettre à la disposition des étudiants l'année en cours ainsi que l'année universitaire précédente des sujets confiés par les départements, classés par discipline et session. Cette décision s'applique à Albi et à Rodez. - Supports pédagogiques à distribuer aux étudiants
Certains enseignants donnent des supports pédagogiques divers à l'accueil de la bibliothèque afin que les étudiants les aient à disposition. L'accueil est envahi par ces supports dont la durée de mise à disposition n'est jamais précisée par les enseignants. Le SCD invite le Conseil à se poser la question du bien fondé de cette pratique. Il a été décidé à l'unanimité que ces supports doivent être gérés par les enseignants et non par les personnels de la BU. Des outils tels que Moodle ont été conçus pour ce type de besoin. A Rodez, une nouvelle session de formation à Moodle pourrait être organisée. - Les mémoires de master
Ces documents ne sont actuellement pas signalés dans le catalogue de la BU, ce qui est regrettable. Le SCD ne peut cataloguer et/ou prêter ces documents qu'avec l'accord de l'auteur et qu'après que le jury ait décidé de la pertinence de faire figurer le mémoire dans les collections de la bibliothèque. Il a été décidé que le jury déciderait de mettre un exemplaire à la BU au moment de la soutenance et ferait remplir à ce moment un document qui permet l'autorisation de signalement et/ou de prêt du mémoire. Ce document figure à l'annexe de ce relevé de décisions et sera soumis au prochain CA, comme l'a suggéré monsieur Taulelle, qui a envoyé au SCD à l'issue du Conseil les documents utilisés par l'UTM, dont le SCD s'est largement inspiré. - Les rapports de stage
Le département Sciences juridiques et Sociales a demandé au SCD de mettre à la disposition des étudiants les rapports de stage (de niveau L1 à M1). Le SCD fait remarquer que ces documents contiennent parfois des informations confidentielles (ces stages sont effectués chez des notaires, avocats ou dans des services juridiques de collectivités territoriales) et qu'il est impossible de les diffuser sans l'accord préalable des entreprises. Par ailleurs, ces rapports se multiplient avec les UE d'ouverture (découverte des métiers) et le SCD ne souhaite pas avoir à gérer ces documents qui ont peu de valeur documentaire.
Le Conseil décide à l'unanimité que ces documents n'ont pas leur place à la BU. Si les enseignants veulent donner comme exemple un bon rapport, ils peuvent soit le mettre sur Moodle, soit le diffuser dans le cadre pédagogique comme exemple. A Rodez, la BU met actuellement à disposition les meilleurs rapports de stage sur une antériorité de 3 ans et les étudiants semblent beaucoup y tenir : il a été décidé de ne mettre à la BU que quelques exemplaires remarquables, après accord de l’auteur et l'organisme de stage : ils ne seront conservés qu'une année. L’autorisation de diffusion sera signée lors de la soutenance et déposée à la BU en même temps que le rapport. Sont concernées par cette décision les 6 licences professionnelles suivantes : LP ADCMR pour le département LL, LP GAPPN, GCPSH et IDTLSN pour le département SSMH, LP CAPT. et IVPA pour le département ST.
Partenariats
CONVENTIONS :
DONS :
- Dans les échanges avec les établissements documentaires du département, le SCD se voit proposer des dons de la Médiathèque et des Archives départementales, notamment des périodiques de niveau universitaire.
- Par ailleurs, de nombreux particuliers proposent des dons que le SCD ne peut toujours accepter. Dans le dernier Conseil de la documentation, le SCD a établit des critères permettant d'expliquer son acceptation ou son refus des dons qui lui sont proposés.
